Księgowość online

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to nie tylko możliwość zysków, lecz również obowiązki – na czele z prowadzeniem księgowości. Dotyczy on firm każdej wielkości. Dla wielu przedsiębiorców kwestie te to czarna magia, dlatego niezbędna jest współpraca z księgową i biurem rachunkowym. Jednak właściciele biznesów – szczególnie tych niewielkich, np. jednoosobowych – nie zawsze mogą sobie pozwolić na koszty związane z taką usługą, a samodzielne podjęcie się tematu może zakończyć się kosztownymi błędami. Na szczęście od kilku lat dostępna jest księgowość online. To sposób na oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy. Sprawdź, jak działa księgowość przez internet i przekonaj się, że jest to rozwiązanie dla Twojej firmy.

Czym zajmuje się księgowość online?

Mówiąc najkrócej, za pomocą księgowości w internecie załatwisz wszystko to, co w „tradycyjnym” biurze rachunkowym – jednak z tą różnicą, że zrobisz to z własnego domu, a jedyne, co jest Ci potrzebne, to komputer z dostępem do internetu. Chcąc rozliczyć się w stacjonarnym biurze, musisz osobiście się do niego udać ze wszelkimi potrzebnymi dokumentami, co wiąże się z dodatkowymi formalnościami. Poza tym księgowość online jest znacznie tańsza niż współpraca z księgową albo biurem.

Co więc można załatwić, używając księgowości online?

• wystawiać faktury i rachunki oraz je przechowywać,
• obliczać wysokości składek podatkowych,
• generować deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe dla ZUS i urzędu skarbowego,
• odnotowywać przychody i rozchody,
• tworzyć Jednolity Plik Kontrolny (JPK) i wysłać go do urzędu skarbowego,
• ewidencjonować flotę czy wyposażenie przedsiębiorstwa.

Jednym słowem, prowadząc księgowość przez internet, masz takie same możliwości jak w przypadku korzystania z usług księgowego – a wszystko odbywa się szybciej i w Twoim własnym domu.

Rodzaje księgowości online – porównanie

Jak funkcjonowanie księgowości w internecie wygląda w praktyce? Wybór narzędzi jest naprawdę szeroki, a przedsiębiorca ma do wyboru dwa schematy, według których usługa ta działa:

• biuro rachunkowe online – mechanizm jest tutaj podobny do tradycyjnego biura rachunkowego. Wszelkich formalności związanych z księgowością online dopełniają za nas eksperci na podstawie przedstawionych przez nas danych. Jedyna różnica jest taka, że w tym przypadku nie musimy pojawiać się osobiście w placówce, a możemy załatwić wszystko przez internet;
• księgowość online, w ramach której sami dokonujemy formalności – to rozwiązanie dla bardziej samodzielnych osób, bowiem to nie biuro rachunkowe, a sam przedsiębiorca musi zadbać o wszelkie rozliczenia i porządek w dokumentach i ewidencji.

Różnica między tymi dwiema formami rozliczania się tkwi w znajomości przepisów. Osoba, zdecyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości przez internet musi być na bieżąco z regulacjami, by uniknąć błędów związanych z nieznajomością prawa. Co prawda aplikacje oferujące księgowość online dbają o to, by kwestie te były na bieżąco aktualizowane, jednak nie można wykluczyć błędu związanego np. z opóźnieniem wprowadzenia nowych regulacji do narzędzia. Jeśli jednak nie śledzisz zmian i nie masz doświadczenia w prowadzeniu ksiąg czy nie orientujesz się w jego działaniu, najlepsze będzie skorzystanie z internetowego biura rachunkowego, co zminimalizuje ryzyko wystąpienia nieścisłości. Oczywiście w takiej formie księgowości przez internet masz również bieżący wgląd we wszystkie dokumenty i raporty związane z Twoją działalnością gospodarczą. Możesz więc zająć się prowadzeniem firmy, a księgowość powierzyć doświadczonym fachowcom.

Z kolei najlepsza księgowość online dla osób, które wolą trzymać rękę na pulsie i samodzielnie nadzorować nie tylko postępy firmy, lecz także rozliczenia podatkowe czy wystawiać faktury, to druga możliwość. Aby z niej skorzystać, nie trzeba być wykwalifikowanym księgowym – aplikacje są proste i intuicyjne i powinien sobie z nimi poradzić każdy przedsiębiorca znający obecne przepisy. Jeśli jednak zdarzy się, że będziesz mieć wątpliwości co do pewnych kwestii, w większości aplikacji istnieje możliwość zasięgnięcia porady księgowej online. Można to zrobić z poziomu narzędzia, lecz także mailowo czy telefonicznie. Dzięki temu, że doradca będzie miał elektroniczny dostęp do danych i dokumentów Twojej firmy, pomoc księgowa online nastąpi szybko i fachowo, a specjalista rozwieje wszelkie wątpliwości i odpowie na wszystkie pytania.

Czym różni się księgowość tradycyjna od księgowości online?

Porównanie dwóch rodzajów prowadzenia księgowości – w stacjonarnym biurze rachunkowym i przez internet – zasygnowaliśmy nieco wcześniej. Ta druga to oszczędność czasu – zamiast stawiać się osobiście w placówce, dokumenty możemy wysłać przez aplikację w formie elektronicznej, bez względu na to, czy sami zajmujemy się księgowością, czy korzystamy z usługi księgowego online. Każda forma rozliczania się ma jednak swoje wady i zalety. Porównaj je i sprawdź, która opcja będzie dla Ciebie najlepsza – księgowość online czy tradycyjna?

Zacznijmy od prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe funkcjonujące w placówce. Pierwsza zaleta jest oczywista – możliwość osobistego kontaktu z księgowym. Dla wielu przedsiębiorców to właśnie ta forma komunikacji jest najwygodniejsza i łatwiejsza od kontaktu telefonicznego czy mailowego. Często biura rachunkowe prowadzą nie tylko księgowość, lecz także inne usługi dla przedsiębiorstw, co sprawia, że wszystkie sprawy możemy załatwić w jednym miejscu. W przypadku księgowości online taka możliwość jest ograniczona.

Kolejną zaletą jest fakt, że w takich placówkach pracują wykwalifikowani, obyci w przepisach księgowi. Co więcej, kiedy rozlicza nas biuro podatkowe, to właśnie ono ponosi odpowiedzialność za poprawne rozliczenie się z urzędem skarbowym. Inny plus takiego rozwiązania to przypominanie o zbliżających się terminach załatwienia formalności i dokonywania płatności. Wreszcie, dzięki temu, że dokumenty przechowujemy w biurze rachunkowym, nie musimy się martwić np. wizytą urzędników w siedzibie przedsiębiorstwa. 

A jakie są słabe strony prowadzenia księgowości w tradycyjny sposób? Przede wszystkim wspomniana konieczność osobistego stawiania się w biurze rachunkowym lub wysyłania niezbędnych dokumentów kurierem – to utrudnienie dla osób, które nie mogą zatrudnić specjalisty w ramach firmy. Comiesięczne odwiedziny w instytucji kosztują przecież czas i pieniądze. Inna wada to brak dostępu do raportów dotyczących rozliczeń czy innych, codziennych ważnych informacji związanych z księgowością przedsiębiorstwa. Wreszcie – co z punktu widzenia szczególnie małych firm i mikroprzedsiębiorstw najistotniejsze – tradycyjna księgowość z pomocą biura rachunkowego wiąże się z dość wysokimi kosztami. 

A jak wypadają na tym tle zalety obsługi księgowej online? Przede wszystkim fakt, że wszelkich formalności można dokonywać bez wychodzenia z domu. Co więcej, użytkownik ma dzięki temu dostęp do danych przedsiębiorstwa bez względu na to, gdzie się znajduje, oraz niezależnie od pory dnia – może to robić, kiedy jest mu wygodnie, a nie tylko w godzinach otwarcia danego biura. Kolejna kwestia to niższe koszty. Na to będą zwracać uwagę szczególnie małe przedsiębiorstwa czy osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Księgowość online to znaczna oszczędność w porównaniu do jej tradycyjnego odpowiednika.

E-księgowość to tak zaawansowane aplikacje i oprogramowania, że większość danych księgowych obliczana jest automatycznie – jak np. składki czy wysokość podatku. Można za jej pomocą samodzielnie prowadzić różnego rodzaju rejestry, a także mieć opcję skorzystania z codziennych raportów, umożliwiających dokonywanie analizy sytuacji firmy. Tworzenie baz danych oraz automatyczne generowanie dokumentów do wysłania do urzędu skarbowego to kolejne mocne strony księgowości online.

Jeśli zaś chodzi o wady obsługi księgowej online, to na pierwszym miejscu trzeba wymienić konieczność śledzenia zmian w przepisach. Kiedy wybieramy prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym, nie musimy posiadać tej wiedzy – wszelkich formalności dokonają wykwalifikowani specjaliści. Na szczęście coraz więcej aplikacji oferuje możliwość konsultacji z księgowym online – w wielu przypadkach można to robić nawet przez całą dobę. Inne utrudnienie to konieczność poświęcenia czasu na naukę obsługi programu. Co prawda są one pisane w taki sposób, by ich użytkowanie było jak najbardziej intuicyjne, jednak nie zawsze musi się to sprawdzać w praktyce. Trzeba również wygospodarować czas na samodzielne zajmowanie się księgowością, co nie ma miejsca w przypadku tradycyjnych biur rachunkowych, gdzie odpowiedzialność na siebie biorą jego pracownicy.

Dla kogo przeznaczona jest oferta księgowości online?

Inną słabą stroną księgowości przez internet może być fakt, że można za jej pomocą dokonywać najprostszych, podstawowych operacji. W związku z tym oferta ta skierowana jest raczej dla mikroprzedsiębiorstw czy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Księgowość online dla większych firm czy ogromnych korporacji może nie wystarczyć – ich funkcjonowaniu towarzyszą bowiem bardziej skomplikowane procesy, w którą takie aplikacje czy oprogramowania nie zawsze są wyposażone. Na szczęście rynek ten się rozwija i coraz częściej oferowana jest także np. pełna księgowość spółki z o.o. online, z której skorzystać mogą większe podmioty. Nie zmienia to faktu, że po e-księgowość sięgają przede wszystkim drobni przedsiębiorcy, którzy sami prowadzą firmę i chcą zaoszczędzić, samodzielnie prowadząc rozliczenia.

Przy wybieraniu metody prowadzenia księgowości ważna jest także forma rozliczania się z fiskusem Twojego przedsiębiorstwa. Księgowość przez internet przeznaczona jest przede wszystkim dla właścicieli biznesów działających w oparciu o księgowość uproszczoną, a więc metodę ryczałtową, kartę podatkową czy podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Oznacza ona bowiem minimum formalności i nie wymaga wykonywania skomplikowanych procesów księgowych, w które zazwyczaj wtajemniczeni są tylko wyspecjalizowani fachowcy.

Pełna i mała księgowość online – czym się różnią?

Rozwińmy jeszcze temat różnych metod prowadzenia księgowości przez różne firmy. Decyzję co do tego, którą wybrać, musisz podjąć jeszcze na etapie zakładania działalności gospodarczej – z kilkoma wyjątkami, o czym za chwilę.

Pierwszy typ to mała księgowość. Jest zarezerwowana dla niewielkich firm – np. jednoosobowych, a także różnego rodzaju spółek – jawnych, cywilnych czy partnerskich. W takim scenariuszu przedsiębiorca musi prowadzić mniej szczegółową ewidencję. Kryterium stanowi tutaj kwota 2 mln euro. Mała księgowość (zwana też księgowością uproszczoną) jest zarezerwowana dla firm, których przychód w poprzednim roku obrotowym nie przekroczył równowartości tej sumy w złotówkach. W przeciwnym razie przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia księgowości pełnej. Większość aplikacji oferuje właśnie małą księgowość online, bowiem narzędzia te pozwalają na przeprowadzanie mniej skomplikowanych czynności – biorąc pod uwagę fakt, że produkty te są skierowane raczej dla małych przedsiębiorstw, które niekoniecznie zatrudniają księgową.

Firmy prowadzące małą księgowość muszą zazwyczaj prowadzić:

• ewidencję środków trwałych,
• ewidencję przebiegu pojazdów,
• ewidencję wyposażenia,
• ewidencję przychodów (przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych),
• księgę przychodów i rozchodów (przy opodatkowaniu podatkiem liniowym lub skalą podatkową),
• rejestr VAT sprzedaży i zakupów (w przypadku podatników VAT).

Bardziej rozbudowaną dokumentację są z kolei zobowiązane prowadzić przedsiębiorstwa o księgowości pełnej. Zaliczają się do nich:

• spółki, których przychody w poprzednim roku obrotowym przekroczyły równowartość kwoty 2 mln euro w złotówkach (według kursu NBP ogłaszanego na pierwszy dzień roboczy października roku przed tym w którym ma zacząć obowiązywać pełna księgowość),
• spółki kapitałowe prawa handlowego (z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne),
• spółki osobowe prawa handlowego (komandytowe i komandytowo-akcyjne).

Wszystkie wymienione wyżej podmioty są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W ich skład wchodzą księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia ich sald i obrotów, dzienniki oraz wykaz aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Przejście na pełną księgowość oznacza także konieczność sporządzania sprawozdań finansowych, w których musi podawać informacje m.in. na temat bilansu oraz rachunku zysków i strat. W związku z tak wieloma obowiązkami i formalnościami, księgowość pełna jest bardzo rzadko wybierana przez firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by te dobrowolnie prowadziły ten typ rozliczeń – wystarczy zgłosić ten fakt podczas rejestracji działalności gospodarczej.

Choć e-księgowość do niedawna była produktem umożliwiającym dokonywania prostych operacji i przeznaczonym głównie dla małych firm, to coraz szerzej dostępna jest także pełna księgowość online. Zaletą takiej formy, dzięki prowadzeniu bardziej szczegółowych ewidencji oraz konieczności tworzenia sprawozdań finansowych, jest fakt, że przedsiębiorca ma większy wgląd w funkcjonowanie swojego biznesu, co stanowi pomoc przy podejmowaniu kluczowych decyzji dotyczących firmy. Pełna księgowość online to ciągły dostęp do raportów i danych księgowych oraz finansowych w jednym miejscu, a także możliwość bieżącego wprowadzania setek dokumentów. Dzięki dostosowaniu poszczególnych aplikacji do specyfiki różnych firm – np. księgowość spółki z o.o. online czy taka przeznaczona dla spółek prawa handlowego – ich obsługa jest jeszcze prostsza i dopasowana do Twoich potrzeb.

Jak wybrać najlepszą księgowość online?

Wiesz już, że prowadzenie księgowości przez internet to korzystne rozwiązanie dla Twojej firmy i zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze takiej usługi? Podpowiemy Ci, co liczy się najbardziej.

• Cena – jak wspominaliśmy wiele razy w tym artykule, dla większości przedsiębiorców celem prowadzenia księgowości w internecie jest oszczędność pieniędzy, usługa ta bowiem jest znacznie bardziej opłacalna niż tradycyjne metody jak biuro rachunkowe czy firmowa księgowa. Jakie są koszty? To zależy od funkcjonalności danej aplikacji, które szerzej omówimy w kolejnych punktach. W przypadku małych firm i małej księgowości ceny zaczynają się już od kilkunastu złotych miesięcznie! Są oczywiście i droższe opcje, jednak zazwyczaj nie przekraczają one 50 zł na miesiąc. Jeśli zaś chodzi o pełną księgowość online, to naturalnie ceny będą wyższe, w grę wchodzi tutaj możliwość dokonywania bardziej skomplikowanych operacji oraz wprowadzania większej liczby dokumentów do systemu. Wciąż jednak jest to opcja tańsza niż tradycyjna księgowość – można znaleźć oferty wymagające nakładu kilkuset złotych miesięcznie. Co więcej, w przypadku zarówno małej jak i pełnej usługi istnieje możliwość skorzystania z darmowej księgowości online. Dostawcy takich aplikacji i oprogramowania często oferują okres próbny, w ramach którego można skorzystać w początkowym okresie z księgowości online za darmo. Czas obowiązywania bezpłatnej usługi uzależniony jest od konkretnego dostawcy. Zazwyczaj z darmowej księgowości online można skorzystać wyłącznie po podpisaniu pakietu na dłuższy okres, wciąż jest to jednak opłacalne rozwiązanie, dzięki któremu możemy dokładnie poznać funkcjonowanie prowadzenia ksiąg w takiej formie;
• zakres usług – a więc np. prowadzenie ewidencji, wystawianie faktur, wyliczanie składek ZUS, pobieranie danych klienta, generowanie wszelkiego rodzaju deklaracji. Jednym słowem, najlepsza księgowość online to taka, która odpowiada potrzebom Twojej firmy. Warto zwrócić tutaj uwagę, czy mamy do czynienia z pełną czy małą księgowością i odpowiednio dopasować ją do swojego przedsiębiorstwa. W ten sposób unikniemy niepełnej obsługi lub konieczności płacenia za opcje, których nie będziemy wykorzystywać;
• system CRM – czyli oprogramowanie ułatwiające kontakt przedsiębiorcy z klientami i kontrahentami, często połączone z kalendarzem;
• kadry i płace – niektóre aplikacje księgowości online dają możliwość prowadzenia osób zatrudnionych i przypisywać do nich konkretne dokumenty. Jeśli więc zatrudniasz pracowników, warto rozważyć taką opcję;
• integracja księgowości online z e-commerce, sklepami internetowymi czy systemami płatności przez internet;
• dostęp do statystyk – ułatwiają prowadzenie analiz sytuacji przedsiębiorstwa, jednak nie każda aplikacja daje taką możliwość;
• możliwość konsultacji z księgowym online – przydatna szczególnie, gdy wybieramy model samodzielnego prowadzenia e-księgowości. Warto jednak przeanalizować, czy taka pomoc nie niesie ze sobą dodatkowych opłat albo możliwość skorzystania z niej nie jest ograniczona, np. do kilku porad na miesiąc;
• przejrzystość interfejsu i łatwość obsługi – tę najłatwiej będzie ocenić podczas korzystania z darmowego okresu próbnego oferowanego przez większość platform do prowadzenia księgowości online.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że księgowość online często oferują także banki, dodając ją w pakiecie do konta firmowego – zarówno w formie porady księgowej, jak i dostępu do współpracującej z instytucją platformy. W takim zestawie można uzyskać preferencyjne warunki usługi i tym samym zaoszczędzić zarówno na prowadzeniu ksiąg, jak i na rachunku dla przedsiębiorcy.

Księgowość online – ranking i opinie

Rynek platform z księgowością online rozwija się w bardzo szybkim tempie. Pojawiają się coraz to nowe narzędzia, dostosowane do potrzeb różnych przedsiębiorców. Jak więc w takiej sytuacji znaleźć najlepiej dopasowaną księgowość online? Ranking takich aplikacji zdecydowanie Ci to ułatwi. Znajdziesz w nim bowiem informacje nie tylko co do ceny danej usługi, lecz także szczegóły dotyczące np. darmowego okresu próbnego, a także funkcjonalności oferowanych przez konkretnego dostawcę. Wszystkie produkty przedstawione są w formie czytelnej tabeli, w której zawarte są szczegółowe parametry istotne dla prowadzenia księgowości przez internet. Oznacza to, że w jednym miejscu znajdziesz wszystkie najpopularniejsze oferty, co sprawi, że porównanie ich będzie jeszcze prostsze. W takim zestawieniu wyszczególniona jest także informacja co do tego, dla jakiego rodzaju działalności gospodarczej dedykowana jest dana platforma. Co więcej, dzięki bieżącym aktualizacjom w ramach rankingu księgowości internetowej, możesz skorzystać z czasowych promocji, by zaoszczędzić jeszcze więcej na usłudze.

Wielu przedsiębiorcom towarzyszą wątpliwości co do rozpoczęcia prowadzenia księgowości online. Opinie innych właścicieli biznesów mogą więc pomóc w podjęciu decyzji co do platformy. Pamiętaj jednak, że co firma to inne potrzeby – niech więc takie porady będą jedynie wskazówką. Już dziś sprawdź oferty księgowości online i przekonaj się, ile możesz zaoszczędzić!