Paragon – co to jest paragon? Czemu służy? W jaki sposób należy czytać paragony?
Zgodnie z definicją, paragon to dokument potwierdzający dokonanie zakupu. Jest wydawany przez sprzedawcę posiadającego kasę fiskalną. Na paragonie fiskalnym znajdują się m.in. takie informacje, jak:
- dane sprzedawcy,
- informacje o cenie zakupionego produktu,
- naliczenia związane z podatkiem od towarów i usług (VAT).
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, paragon fiskalny sprzedawca powinien wydać za każdym razem, gdy dokonuje transakcji z Klientem, bez konieczności upominania się o niego.
Skąd pochodzi nazwa „paragon”? Wiele źródeł podaje, że słowo to zostało zaczerpnięte od wiedeńskiej drukarni „Paragon”, która powstała w 1910 roku. Było to miejsce, w którym na szeroką skalę zaczęto produkować paragony. Były one dostępne w formie bloczków, które sprzedawcy wypełniali podczas sprzedaży towarów. Bloczek stanowił dowód zakupu.
Znany jest również bardzo dobrze termin paragon fiskalny, który jest dokumentem fiskalnym potwierdzającym dokonanie zakupu. Dokładnie są określone jego parametry techniczne. Nie może on być mniejszy niż 2,5 mm, a szerokość taśmy paragonowej powinna być w granicach 28 mm lub szersza.
Możemy również spotkać się z terminem: paragon niefiskalny, czyli dokumentem wystawianym jeszcze przed fiskalizacją kasy. Zwykle powstają w ten sposób wydruki szkoleniowe lub testowe. Inne nazwy tego dokumentu to rachunek lub paragon kelnerski. Pod żadnym pozorem taki kwitek nie powinien zostać przekazany Klientowi, ponieważ nie stanowi dowodu zakupu. Paragon niefiskalny nie jest drukowany przez kasę fiskalną.
Kwestie techniczne związane z paragonem
Paragon fiskalny ma określone parametry, których zobowiązuje się przestrzegać każdy producent kas fiskalnych. Przede wszystkim, wysokość paragonu nie może być mniejsza niż 2,5 mm, a ilość znaków w jednej linii nie może być mniejsza niż 17. Nazwa towaru lub usługi nie powinna być krótsza niż 12 znaków.
Kwota sprzedaży brutto powinna być pogrubiona i wyróżniona czcionką o 150% większą od innych znaków znajdujących się na paragonie. Oprócz wysokości, została także określona szerokość taśmy paragonowej, która nie może być mniejsza niż 28 mm.
Wybrane elementy, o których mowa poniżej muszą znajdować się w konkretnych miejscach na paragonie, aby ich identyfikacja była prosta, a znalezienie możliwe w bardzo krótkim czasie. Logo fiskalne i numer unikalny kasy muszą znajdować się w ostatniej linijce paragonu fiskalnego. W dowolnym miejscu można natomiast umieścić datę i godzinę sprzedaży towaru lub usługi.
Elementy, które powinny znaleźć się na paragonie
Na każdym paragonie fiskalnym znajdują się charakterystyczne elementy, o których warto wiedzieć, jeżeli chcemy sprawdzić poprawność wystawienia tego dokumentu:
- Imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży.
- Numer NIP.
- Numer wydruku, zgodny z kolejnością jego powstania.
- Data i godzina sprzedaży.
- Oznaczenie jako paragon fiskalny.
- Nazwa towaru lub usługi pozwalająca na identyfikację towaru lub usługi.
- Jednostkowa cena towaru lub usługi.
- Ilość zakupionego towaru lub wartość sumaryczna usługi, wraz z oznaczeniem stawki podatku.
- Jeżeli sprzedawca naliczył rabat za usługę lub towar, taka informacja powinna znaleźć się na paragonie.
- Wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów.
- Wartość sprzedaży zwolnionej od podatku.
- Łączna kwota podatku.
- Łączna kwota sprzedaży brutto
- Waluta, w której dokonano sprzedaży.
- Kolejny numer paragonu fiskalnego
- Numer kasy i oznaczenie kasjera. Jest to obowiązkowe, jeżeli w firmie znajduje się więcej niż jedno stanowisko kasowe.
- Numer identyfikacji podatkowej nabywcy, jeżeli tego oczekuje od sprzedawcy.
- Logo fiskalne i numer unikatowy kasy.
O czym należy pamiętać opisując towar na paragonie?
Wymagana jest jednoznaczna identyfikacja towarów i usług, jakie umieszczane są na paragonie fiskalnym. Oznacza to, że nazwa towaru lub usługi nie może budzić żadnych wątpliwości pod względem określenia przedmiotu sprzedaży czy rodzaju sprzedawanego towaru lub usługi. Do każdego produktu musi być również przyporządkowana odpowiednia stawka podatku.
Nie wolno stosować ogólnych nazw grup towarowych, czyli np. określać ogórka czy pomidora, zbiorowo jako warzywa. Konieczne jest podanie ich konkretnej nazwy na paragonie, czyli jeżeli Klient kupuje alkohol, powinno zostać wyszczególnione, czy jest to piwo, wódka czy wino. Przy tym, nie trzeba wskazywać żadnych szczególnych cech nabywanego towaru lub usługi, czyli rozmiaru, pojemności czy kształtu. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów, ale należy nadal pamiętać o zasadzie jednoznaczności i przejrzystości, jakie są ważne przy tworzeniu paragonu fiskalnego.
Sprzedawca ma także możliwość tworzenia konkretnych nazw usług, jak i towarów, które oferuje. Na paragonie może znaleźć się np. nazwa bukiet ślubny, która będzie odróżniała przygotowywane kwiaty od innych. Z podobnego rozwiązania mogą korzystać właściciele restauracji, którzy na paragonie mogą umieścić nazwy dań zaczerpnięte z menu. Oczywiście, można także stosować nazewnictwo jeszcze szczegółowiej rozróżniające proponowane towary lub usługi. Można obok mlekaumieścić nazwę jego producenta, zawartość tłuszczu lub jego objętość. Nie jest to jednak obowiązkowe.
Dlaczego warto brać od sprzedawcy paragon?
W 2004 roku powstała z inicjatywy Ministerstwa Finansów akcja „Weź paragon”. Jej celem było zachęcenie kupujących do egzekwowania od sprzedawców dowodu zakupu, jakim właśnie jest paragon fiskalny. Jest to dokument niezbędny, jeżeli chcesz złożyć reklamację. Ponadto, wystawiając tego typu kwit, sprzedawca nie ma możliwości ukrycia przed Urzędem Skarbowym dochodów. Musi odprowadzić do budżetu państwa podatek.
Każda osoba, która nabywa towary lub korzysta z usług powinna otrzymać paragon fiskalny lub inny dokument potwierdzający przeprowadzenie transakcji (np. fakturę VAT). Dzięki temu, że Klient otrzyma taki dowód sprzedaży, będzie mógł sprawdzić cenę produkty, dane sprzedawcy, a także pozostałe informacje. Nie powinna zdarzyć się sytuacja, w której sprzedawca odmawia wystawienia tego dokumentu sprzedaży. W końcu jest to podstawowy środek, dzięki któremu Klient będzie w stanie dochodzić swoich praw, w przypadku gdyby towar lub usługa nie spełniły jego oczekiwań.
Wiele osób chętnie bierze paragony również po to, aby kontrolować swoje wydatki. Zbierając dowody zakupu, na spokojnie można porównać ceny kupowanych w różnych sklepach towarów. Pomoże to określić, gdzie najwięcej wydajesz pieniędzy oraz czy czasem nie przepłacasz za konkretne produkty.
Korzyści z wzięcia paragonu fiskalnego:
- Otrzymujesz potwierdzenie, że sprzedawca bierze pełną odpowiedzialność za oferowane towary i usługi.
- Masz możliwość dochodzenia swoich praw, jeżeli towar lub usługa nie spełnią Twoich oczekiwań.
- Możesz sprawdzić, czy transakcja przebiegła zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
- Zyskujesz pewność, że sprzedawca odprowadzi do budżetu państwa należyty podatek za sprzedaż towaru lub usługi.
- Niwelujesz działanie szarej strefy i szkodę takiej działalności dla państwa.
Co zrobić, jeżeli błędnie wystawiłeś paragon?
Zwykłe przeoczenie może sprawić, że na paragonie pojawi się o jedno zero za dużo lub błędnie zostanie podana ilość zakupionych przez Klienta towarów. Jeżeli prowadzona jest ewidencja obrotów za pomocą kasy fiskalnej, niestety ale nie jest możliwe poprawienie danych na wydrukowanym już paragonie. Nie jest także możliwe cofnięcie wydruku paragonu. Nie oznacza to jednak, że popełnionego błędu nie uda się skorygować. Po prostu musisz taką sytuację przewidzieć zawczasu i zastosować w swojej firmie dodatkowe formy ewidencji. Naturalnym rozwiązaniem jest ewidencja oczywistych pomyłek.
Czym jest oczywista pomyłka? Jest to na przykład podanie złej ilości zakupionego przez Klienta towaru lub niewłaściwa cena. W takiej sytuacji nie musisz kasować wydrukowanego paragonu fiskalnego z pamięci urządzenia. Niezbędne jest jednak niezwłoczne dokonanie korekty poprzez wystawienie kolejnego, już poprawnego paragonu. Do ewidencji należy dołączyć oryginalny, błędnie wystawiony paragon wraz z nowym.