Terminal płatniczy

Polacy z każdym rokiem coraz chętniej wybierają płatności bezgotówkowe – kartą, smartfonem, a nawet zegarkiem – zamiast tych „tradycyjnych”, z użyciem banknotów i monet. Ich zaletą jest na pewno szybkość i łatwość takich transakcji. Nic więc dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorców uznaje terminal płatniczy za jeden z najważniejszych elementów prowadzenia biznesu – szczególnie ci działający w branży handlowej czy usługowej. Zastanawiasz się nad zakupem takiego urządzenia, ale nie wiesz, jaki terminal płatniczy wybrać oraz jak działa? A co najważniejsze – ile kosztuje terminal płatniczy, gdzie szukać ofert i czy nie kryją się w nich dodatkowe koszty? Sprawdź poniższy artykuł i przekonaj się, że ten wybór wcale nie jest trudny, a może być opłacalny!

Co to jest terminal płatniczy?

Zarówno każda osoba prowadząca własne przedsiębiorstwo, jak i klient, który choć raz był w sklepie, restauracji czy jechał taksówką, wie, co to jest terminal płatniczy. Początki tego urządzenia (zwanego inaczej terminalem POS – z angielskiego point of sale) datowane są na drugą połowę lat 70. ubiegłego wieku w Stanach Zjednoczonych. Terminal płatniczy służy do dokonywania transakcji bez użycia gotówki – głównie wszelkiego rodzaju kartami płatniczymi. Można to robić na trzy sposoby:

• chipem – wówczas należy włożyć plastik do terminala płatniczego,
• zbliżeniowo – przykładamy kartę płatniczą lub smartfon w odpowiednie miejsce na urządzeniu, które wychwyci sygnał z plastiku lub telefonu,
• paskiem magnetycznym – czyli przez przeciągnięcie kartą w danym miejscu terminala. 

Jak działa terminal płatniczy? Urządzenie wyposażone jest w klawiaturę, której należy użyć w celu zatwierdzenia dokonania transakcji za pomocą kodu PIN do karty, a także w przyciski, dzięki którym potwierdzimy wpisany kod, anulujemy go lub poprawimy błędy. Co ważne, w przypadku płatności zbliżeniowych do pewnej kwoty nie musimy potwierdzać transakcji PIN-em, co jeszcze bardziej usprawnia i przyspiesza proces regulowania płatności za pomocą terminala płatniczego. Obsługa takiego urządzenia jest więc bardzo prosta i intuicyjna.

Dlaczego warto mieć terminal POS w swoim przedsiębiorstwie?

Zanim przyjrzymy się dokładniej opłatom za terminal płatniczy oraz temu, jak założyć terminal płatniczy, warto zapoznać się z kilkoma statystykami, które potwierdzają, że taki krok faktycznie będzie opłacalny dla Twojego biznesu. Jak czytamy w raporcie Narodowego Banku Polskiego „Informacja o kartach płatniczych”, podsumowującym III kwartał 2019 roku, na koniec tamtego okresu w Polsce znajdowało się łącznie 42,1 mln kart płatniczych. Polska znajduje się w czołówce krajów, których mieszkańcy preferują płatności zbliżeniowe – według NBP w omawianym okresie 86 proc. kart płatniczych stanowiły karty zbliżeniowe.

W III kwartale 2019 roku przeprowadzono 1,5 mld transakcji za pomocą kart płatniczych o łącznej wartości 96,9 mld zł. Średnia kwota płatności za pomocą plastiku wynosiła wówczas 64,30 zł. Jednak faktem, który powinien najbardziej zainteresować przedsiębiorców, jest to, że nad Wisłą z miesiąca na miesiąc wzrasta liczba terminali płatniczych w obiegu. Na przykład, od końca 2017 roku do końca III kwartału 2019, ich liczba zwiększyła się o 234 tysiące, a na koniec września tego roku w naszym kraju w użyciu pozostawało 868 tysięcy terminali płatniczych. Na koniec września 2019 roku liczba akceptantów, którzy byli wyposażeni w terminale płatnicze, wynosiła 378,3 tysiące. Wzrost odnotowano także w liczbie punktów handlowo-usługowych oferujących klientom płatności bezgotówkowe. Na koniec omawianego okresu było ich 621 tysięcy – więcej o 7,1 tys. w porównaniu z czerwcem tego samego roku. Co podkreśla Narodowy Bank Polski w swoim raporcie, 100 proc. używanych w naszym kraju terminali płatniczych jest dostosowanych do przyjmowania płatności zbliżeniowych – a więc tych najchętniej wybieranych przez Polaków.

Do tak dobrych wyników pod względem liczby używanych terminali POS przyczynił się, jak uzasadnia NBP, wdrożenie programu Polska Bezgotówkowa, w ramach którego można otrzymać bezpłatny terminal płatniczy. Więcej o tej inicjatywie napiszemy w dalszej części artykułu.

To co, przekonaliśmy Cię, że warto mieć w swojej firmie terminal płatniczy? Jaki wybrać i na co zwrócić uwagę? Czytaj dalej!

Terminal płatniczy – cena, koszty i rodzaje

Posiadanie terminala POS to, jak widzisz, całkiem przydatne rozwiązanie, jednak na drodze do jego otrzymania mogą stać koszty z nim związane. Ile kosztuje terminal płatniczy? Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników, które musisz rozważyć przed zdecydowaniem się na konkretny produkt.

Pierwszy z nich to rodzaj urządzenia. Do wyboru są stacjonarny oraz mobilny terminal płatniczy. Jak działa każdy z nich? Terminal stacjonarny wymaga stałego połączenia do prądu oraz internetu. W związku z tym to najlepszy wybór dla przedsiębiorstwa, gdzie będziemy mogli umieścić takie urządzenie przy kasie – najprostszym przykładem jest sklep. Taki terminal może łączyć się zarówno z siecią GPRS (telefonii komórkowej) jak i LAN. A jak wygląda kwestia „terminal płatniczy a kasa fiskalna”? Takie stacjonarne urządzenia łatwo podłączyć do siebie wzajemnie, a dzięki tej integracji kwoty przesyłane są bezpośrednio do terminala. To z kolei eliminuje ryzyko błędów, np. przy ręcznym wpisywaniu kwoty przez kasjera, a na dodatek przyspiesza całą transakcję.

Z kolei mobilne terminale płatnicze (zwane inaczej mPOS – z angielskiego mobile point of sale) nie wymagają podłączenia do prądu i działają na wbudowaną baterię. Do ich zalet zależy fakt, że są przenośne – doskonale sprawdzą się więc np. w restauracji czy taksówce. Poza tym są mniejsze i poręczniejsze niż terminale stacjonarne. Ograniczeniem mobilnych terminali płatniczych jest jednak fakt, że oferują one wyłącznie usługę przyjmowania płatności kartą – w przeciwieństwie do ich stacjonarnych odpowiedników, za pomocą których możesz proponować swoim klientom np. cashback, doładowanie telefonu czy możliwość wypłaty gotówki. Przenośny terminal płatniczy również potrzebuje stałego dostępu do internetu, co nie zawsze jest gwarantowane ze względu na potrzebę przemieszczania się. Jest jednak dobra wiadomość – można go wyposażyć w kartę SIM, dzięki czemu będą działać wszędzie tam, gdzie sieć telefonii komórkowej. Terminal płatniczy bezprzewodowy ma również opcję łączenia się z internetem przez Wi-Fi. Które rozwiązanie jest najkorzystniejsze? Najtańszy terminal płatniczy to taki, który może połączyć się z siecią LAN, pozwala to bowiem na zminimalizowanie kosztów.

Ułatwieniem dla przedsiębiorców, których biznesy wymagają przemieszczania się pracowników, jest terminal płatniczy w telefonie. Tak samo jak smartfony oferują nam możliwość przechowywania na nich wirtualnych kart płatniczych, podobnie przedsiębiorcy mogą zamienić swoje urządzenie w terminal mPOS. Wystarczy ściągnąć na swój smartfon odpowiednią aplikację, zapoznać się z instrukcjami i gotowe – masz terminal płatniczy w telefonie! Dzięki temu nie musisz martwić się o noszenie ze sobą kilku urządzeń. Szybki dostęp do przenośnego terminala płatniczego i fakt, że mieści się on w kieszeni sprawia, że coraz więcej przedsiębiorców szuka takiego rozwiązania. Czy to jednak najtańszy terminal płatniczy? Niekoniecznie – wszystko zależy od prowizji i ograniczeń narzucanych przez danego dostawcę usług. Po rozważeniu sumy kosztów może okazać się, że bardziej opłacalne będzie zakupienie osobnego, taniego terminala płatniczego. Z drugiej jednak strony, jest to sposób na pozyskanie mobilnego terminala płatniczego bez abonamentu – o tej opłacie będziesz mógł przeczytać w kolejnej części tekstu.

Terminal płatniczy – koszty związane z dzierżawą urządzenia

Wybierając urządzenie, jakim jest terminal POS, najważniejsza będzie przede wszystkim forma, w jakiej będziesz regulować płatności za jego posiadanie. Do wyboru są dwie: dzierżawa urządzenia oraz terminal płatniczy na własność. Przyjrzyjmy się, jak działa każda z nich. 

Pierwsza forma posiadania, czyli dzierżawa terminala płatniczego, oznacza, że płacimy comiesięczną kwotę za możliwość korzystania i rozliczania transakcji z klientami za pomocą urządzenia, ale to nigdy nie będzie naszą własnością. Jest to więc pewnego rodzaju wynajem terminala, za który musimy płacić abonament. Zazwyczaj umowy z operatorem takich urządzeń (o tym, gdzie kupić terminal płatniczy, napiszemy więcej w dalszej części artykułu) trwają kilka lat, a ich zerwanie wiąże się z nieprzyjemnymi konsekwencjami w postaci wysokich kar pieniężnych. Jakie są więc opłaty za terminal płatniczy? Cena dzierżawy to średnio 50 zł miesięcznie, choć można znaleźć także tańsze oferty. Co ważne, opłata za dzierżawę musi być uiszczana nawet wtedy, kiedy nie rozliczamy żadnych transakcji za pomocą terminala płatniczego. To oznacza, że jeśli np. prowadzimy biznes sezonowo, np. tylko w wakacje, to i tak musimy opłacać dzierżawę urządzenia – mimo że to leży bezczynnie. A trzeba pamiętać, że w dalszej perspektywie nie ma możliwości, by po jakimś czasie urządzenie to trafiło w nasze posiadanie. Nie jest to więc sposób na najtańszy terminal płatniczy, przynajmniej dla osób, które prowadzą działalność np. tylko przez kilka miesięcy w roku.

Alternatywą jest terminal płatniczy na własność. Inna nazwa, z jaką możesz się spotkać przy poszukiwaniu takich ofert, to terminal płatniczy bez abonamentu. Jak sama nazwa wskazuje, urządzenie to jest Twoją własnością, a więc na początku musisz ponieść jednorazową opłatę w celu jego zakupu. Ile w takim wypadku kosztuje terminal płatniczy? Koszty oscylują w granicach 300 zł – a więc, uśredniając, tyle, ile musielibyśmy zapłacić za jego dzierżawę na sześć miesięcy. Taka operacja nie oznacza jednak, że można kupić terminal płatniczy bez umowy – w końcu wciąż musisz mieć kontrakt z dostawcą usług, od którego choćby kupisz urządzenie. Podobnie jak w przypadku dzierżawionego terminala, zerwanie takiej umowy wiąże się z konsekwencjami finansowymi.

W związku z powyższym może się wydawać, że rozwiązanie jest proste – o wiele bardziej opłacalne dla biznesu będą terminale płatnicze bez abonamentu, które co prawda wiążą się na początku z koniecznością poniesienia wyższych nakładów finansowych, jednak będą naszą własnością i nie będziemy musieli regulować opłat za dzierżawę niezależnie od tego, czy będziemy używać urządzenia. Niestety, nie są to jedyne koszty, jakie związane są z jego posiadaniem i utrzymywaniem. Sprawdźmy więc, czy terminal płatniczy bez abonamentu to zawsze tani terminal płatniczy.

Koszty prowizji od terminala POS

Poza kosztami abonamentu lub kupna sprzętu, dostawcy usług pobierają prowizje za korzystanie z terminali płatniczych – w końcu oferowanie ich musi im się opłacać i powinni na tym zarabiać. Wysokość miesięcznej opłaty zależy od formy posiadania terminala POS. I tak, dzierżawienie urządzenia to zawsze mniejsza prowizja niż w przypadku terminali płatniczych bez abonamentu. W przypadku tego pierwszego musimy liczyć się z miesięczną opłatą oscylującą w granicach 0,5 proc. wartości każdej transakcji (zazwyczaj nie przekracza ona jednak 1 proc.). Nie jest to kwota wysoka, jednak trzeba pamiętać, że należy do niej doliczyć koszty dzierżawy.

Z kolei jeśli mowa o posiadanych na własność terminalach płatniczych, cena płacona co miesiąc jest znacznie wyższa. W zależności od dostawcy, prowizja w takim wypadku może wynosić powyżej 1 do 2 proc. wartości transakcji wykonanych za pomocą urządzenia POS. Porównując oferty, będziemy oczywiście skłaniać się ku takiej, która będzie wymagała od nas płacenia jak najniższej prowizji. To słuszny trop, jednak warto dokładnie zapoznawać się z zapisami umowy i regulaminu usługi przed podjęciem decyzji. Wyżej wymienione wartości to prowizje dla samego agenta rozliczeniowego, który sprzedaje nam terminal płatniczy. Jest to tylko jedna z opłat składających się na prowizję. Inne to:

• intercharge, czyli prowizja dla banku, który wydał kartę płatniczą. Dla kart kredytowych wynosi ona 0,3 proc., a dla debetowych – 0,2 proc.,
• opłata systemowa, która trafia do firmy wydającej nasz plastik (np. Visa, Mastercard, itp.). Ich wysokości szukać należy np. na stronach internetowych wspomnianych organizacji płatniczych.

Warto mieć to na uwadze, ponieważ agenci rozliczeniowi nie zawsze podają informacje o wymienionych kosztach. Jak więc widzisz, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, które rozwiązanie zaowocuje najtańszymi terminalami płatniczymi. W przypadku terminali bez abonamentu musimy liczyć się z o wiele wyższymi prowizjami, jednak jesteśmy pozbawieni obowiązku opłacania dzierżawy. Z kolei przy wypożyczonych urządzeniach marże są znacznie niższe – nawet przy wzięciu pod uwagę opłaty systemowej i intercharge. Przy wyborze rozwiązania dla swojego biznesu trzeba przyjrzeć się przede wszystkim raportom finansowym i różnym tendencjom w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, aby mieć dobrą wskazówkę na to, ile realnie będzie nas kosztowała ta inwestycja.

Jaki terminal płatniczy wybrać? Na to musisz zwrócić uwagę

To, ile będziemy musieli zapłacić za posiadanie terminala POS, to oczywiście jedna z najważniejszych kwestii liczących się przy wyborze urządzenia. Nie powinniśmy się jednak kierować wyłącznie tym czynnikiem. Wbrew pozorom zagadnień, na jakie trzeba zwrócić uwagę, jest o wiele więcej. Dobranie ich do potrzeb i możliwości swojego przedsiębiorstwa to klucz do sukcesu. Czemu więc jeszcze musisz się przyjrzeć?

• Innym kosztom związanym z nabyciem lub posiadaniem terminala – np. ewentualnym opłatom za aktywację urządzenia czy jego instalację;
• możliwości przeszkolenia personelu z obsługi terminala płatniczego (i czy usługa taka jest dodatkowo płatna);
• kosztom serwisowania urządzenia (ta może być włączona w koszty abonamentu, nie jest to jednak reguła), a także warunkom gwarancji;
• czasowi oczekiwania na księgowanie transakcji na rachunku – zazwyczaj wynosi on jeden dzień, ale w niektórych przypadkach trzeba na ten fakt zaczekać dłużej, co nie sprzyja sprawnemu prowadzeniu rozliczeń;
• możliwości przewalutowania uzyskiwanych płatności;
• dostępowi do raportów online, podsumowujących transakcje z przeszłości, pozwalające na lepszą kontrolę zysków i wydatków związanych z posiadaniem terminala POS;
• opłacie za kartę SIM (szczególnie istotne w przypadku terminala płatniczego bezprzewodowego);
• limitom transakcji – bywa tak, że od tego, jak duży utarg uzbieramy za pomocą urządzenia, czy wartości jednorazowej transakcji, zależą koszty utrzymania terminala. Warto więc zwrócić na to uwagę i dopasować ofertę odpowiednią do swoich możliwości;
• opłatom za połączenie z internetem;
• kosztom stacji dokującej – istotnej przy stacjonarnych terminalach płatniczych;
• dodatkowym usługom, na realizację których może pozwalać wybrane urządzenie – cashback, doładowania telefonów, wypłata gotówki w sklepie lub punkcie usługowym;
• możliwościom płacenia smartfonem lub smartwatchem;
• warunkom rozwiązania umowy (przede wszystkim karom za przedwczesne jej zerwanie i rezygnację z usług).

Jak widzisz, wyborowi urządzenia POS powinna towarzyszyć dokładna analiza warunków i kosztów związanych z utrzymaniem terminali płatniczych. Porównanie ofert warto także rozszerzyć, zapoznając się z wszelkiego rodzaju promocjami. Tych jest bardzo wiele – w końcu zarówno banki, jak i agenci rozliczeniowe widzą potencjał drzemiący w płatnościach bezgotówkowych. W grę wchodzi np. bezpłatny terminal płatniczy w początkowym okresie użytkowania czy znaczna obniżka abonamentu w pierwszych miesiącach dzierżawy urządzenia.

Gdzie kupić terminal płatniczy? Polska Bezgotówkowa i zalety programu

Wiesz już, że terminal POS może być dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy i pewnie zastanawiasz się, gdzie takie urządzenie zdobyć. Masz dwie możliwości: kupić je bezpośrednio u agenta rozliczeniowego albo w banku. Jeśli prowadzisz konto firmowe w danej instytucji, sprawdź, czy posiadanie rachunku nie uprawnia Cię także do preferencyjnych warunków otrzymania terminala płatniczego. W przypadku, gdy nie masz takiej możliwości, sprawdź propozycje przygotowane przez firmy zajmujące się rozliczeniami transakcji bezgotówkowych.

Szczególną propozycją jest jednak ta oferowana w ramach programu Polska Bezgotówkowa, w ramach którego można wyposażyć firmę w terminal płatniczy za darmo. Takie rozwiązanie dostępne jest u Polskich ePłatności i daje ono możliwość korzystania z darmowych terminali płatniczych dla małych firm przez 12 miesięcy lub do momentu przekroczenia wartości 100 tys. zł transakcji wykonanych urządzeniem. Co należy zrobić, by móc przystąpić do programu?

• prowadzić małą lub średnią firmę – projekt ten ma służyć jako wsparcie dla mniejszych przedsiębiorców, dlatego jeśli prowadzisz dużą działalność gospodarczą lub poszukujesz terminala płatniczego dla osoby prywatnej, nie będziesz mógł skorzystać z finansowania;
• w ciągu ostatniego roku nie przyjmować w ramach prowadzonej działalności gospodarczej płatności bezgotówkowych – jest to więc rozwiązanie skierowane wyłącznie do osób, które nie miały w bliskiej przeszłości doświadczenia z tego typu urządzeniami;
• posiadać sieć, w skład której wchodzi co najwyżej pięć placówek – jak wspomnieliśmy, Polska Bezgotówkowa to program ułatwiający zdobycie darmowego terminala płatniczego dla małych firm;
• starać się o maksymalnie trzy terminale.

Jak widzisz, ograniczenia w programie Polska Bezgotówkowa są dość duże i nie każdy może starać się o terminal płatniczy za darmo. Jeśli jednak stawiasz dopiero pierwsze kroki w poznawaniu płatności bezgotówkowych albo prowadzisz niewielkie przedsiębiorstwo, warto przemyśleć taką ofertę – w końcu można zyskać w ten sposób darmowe terminale płatnicze dla małych firm.

Co jednak, jeśli nie kwalifikujesz się do skorzystania z projektu? Jak znaleźć najtańsze terminale płatnicze? Ranking usług dostępny w internecie powinien być dobrym miejscem do rozpoczęcia poszukiwań. Znajdziesz tam wszystkie najważniejsze informacje dotyczące większości ofert dostępnych na rynku – nie tylko te o kosztach i opłatach. Większość z nich posiada dane o aktualnych promocjach na terminale płatnicze. Opinie innych przedsiębiorców to także dobra wskazówka. Pamiętaj jednak, że najlepszym wyborem będzie dopasowanie oferty do swojej firmy oraz jej potrzeb. Choć nigdzie nie ma mowy o obowiązkowych terminalach płatniczych, warto zastanowić się nad wprowadzeniem takiego urządzenia do swojej działalności – może to zaowocować większą liczbą zadowolonych klientów.